Електронний апостиль в Україні

Для спрощення оформлення і легалізації документів, Міністерством Юстиції була введена з 20 листопада 2015 року нова для України процедура - електронне апостилювання документів.

Сама процедура апостиля була прийнята в рамках конференції по приватному міжнародному праву в Гаазі в 1961 році. Її метою було суттєво спростити для світової спільноти процедури легалізації документів. Зараз учасниками конвенції про апостилювання стали вже 107 країн світу.

До недавнього часу всі процедури, пов'язані з апостилем документів, виконувалися в такому порядку (проставлення штампа відповідного органу на зворотному боці оригінального документа або завіреної копії), який нерідко ставив під сумнів достовірність через неможливість провести точну перевірку їх достовірності.

Останнім часом все більша кількість країн відмовляються від надання апостилей тільки на паперових носіях і переходять на різні електронні форми надання цих документів.

Що стосується України, то починаючи з 20 листопада 2015 року вступив у дію новий порядок, який регламентує видачу електронних апостилей певного зразка.

Які з документів підлягають електронному апостилюванню

Нововведення, що стосуються форми самого апостиля ніяк не торкнулися переліку документів, які підлягають цій процедурі. Так Мін'юст як і раніше засвідчує наступні документи:

  • рішення судів;
  • папери, завірені нотаріусом (довіреності, дозволи на виїзд, заяви);
  • документи, видані РАЦСами, а саме виписки і свідоцтва;
  • папери, що вимагають подвійного апостиля.

Нагадаємо, що подвійний апостиль виконується, згідно правил оформлення документів, встановлених в Україні. Такі правила передбачають початкове апостилювання оригіналу (або копії), наступне нотаріальне засвідчення перекладу цього документа, і тільки потім виконується апостиль перекладу.

Старий і новий апостиль: зовнішні відмінності

Зразок апостиля, який був чинний до нововведення, представляв із себе мокрий штамп, проставлений органами юстиції на зворотному боці оригінального документа.

На відміну від нього новий (електронний) апостиль являє собою друкований бланк затвердженого зразка без будь-яких печаток і штампів, на який клеїться спеціальна марка, що містить QR-код. Даний бланк окремим листом підшивається до оригіналу. Тепер такий документ можливо перевірити на достовірність.

Апостиль старого виду Міністерства Юстиції України

Новий електронний апостиль Мін. Юстиції України

Як електронний апостиль перевіряється на достовірність

Отриманий документ нового зразка можливо перевірити на справжність навіть самостійно. Для цього необхідно за допомогою будь-якого наявного мобільного пристрою зісканувати присвоєний апостилю QR-код (за допомогою спеціальних програм для розпізнання QR-кодів) після чого Ви потрапляєте на сторінку офіційного сайту Мін'юсту.

Можна прямо зайти на сайт www.apostille.minjust.gov.ua і заповнити вже наявну там форму, якщо внести дані з отриманого апостиля (номер і дату видачі). Не забутьте проставити галочку в графі «Я не робот». Якщо після натискання кнопки «Перевірити» Ви побачите сканований апостиль свого документа, то вважайте, що он-лайн перевірка пройдена успішно і апостиль, не підроблений.

При цьому уповноважені представники держави, в якому апостильовані документи будуть надаватися, зможуть скористатися спеціальними сервісами та реєстрами і зі свого боку переконатися в оригінальності наданих документів.

Де і в який термін можна зробити електронний апостиль

До 20 листопада 2015 року (часу введення електронного варіанту) процес апостиля документів проводився виключно в Києві (безпосередньо в Міністерстві Юстиції України). За даними міністерства щорічно вони отримували до 120 тисяч звернень громадян з приводу проведення апостилювання документів. Причому звернення ці вимагали певної етапності:

  1. Папери подавалися до Головного Управління Юстиції в своїй області;
  2. Управління Юстиції області перенаправляло документи до Києва (в саме Міністерство);
  3. У Києві проходила безпосередньо процедура апостиля.

Це був досить довгостроковий і забюрократизований процес.

Тепер за новими правилами можна здійснити процедуру в будь-якому районному відділенні РАГСу, відповідно до місця прописки. А в майбутньому планується створити систему самостійного відстеження обробки документа з можливістю отримання готового апостиля на адресу електронної пошти та подальшої самостійної його роздруківкою. Необхідно буде лише звернутися в відділення РАЦСу для отримання марки з QR-кодом.

Якщо говорити про терміни, то на даний момент, згідно з новими правилами, процедура електронного апостилювання в РАЦСі займає від 2-х до 4-х днів (при наявності марок). При цьому держава на повний розгляд документа відділенням РАЦСу відводить 2 дня, решту часу може піти на оформлення.

Однак, зараз існують нарікання на те, що співробітники відділів РАГСу часто не знають вимог, які пред'являє та чи інша країна до оформлення апостиля. Іноді вони просто не хочуть надавати клієнтам подібну інформацію. Адже передача функцій апостиля документів для громадян значно додала їм роботи.

На завершення хотілося б порадити читачам, звертатися за відсутньою інформацією в бюро перекладів, куди ви звертаєтеся за здійсненням перекладу документів. У Бюро перекладів «АіТочка» Вам не тільки виконають якісний і недорогий переклад всіх необхідних документів, а й проконсультують щодо можливих нюансів оформлення апостиля для тієї країни, в якій Ви збираєтеся надавати ці документи.

Замовити електронний апостиль в МінЮсті