Электронный апостиль в Украине

Для упрощения оформления и легализации документов, Министерством Юстиции была введена с 20 ноября 2015 года новая для Украины процедура – электронное апостилирование документов.

Сама процедура апостиля была принята в рамках конференции по частному международному праву в Гааге в 1961 году. Она была призвана существенно упростить для мирового сообщества процедуры легализации документов. Сейчас участниками конвенции об апостилировании стали уже 107 стран мира.

До недавнего времени все процедуры, связанные с апостилем документов, выполнялись в таком порядке (проставление штампа соответствующего органа на оборотной стороне оригинального документа либо заверенной копии), который нередко ставил под сомнение достоверность из-за невозможности провести достойную проверку их подлинности.

В последнее время все большее количество стран отказываются от предоставления апостилей только на бумажных носителях и переходят на различные электронные формы предоставления этих документов.

Что касается Украины, то начиная с 20 ноября 2015 года вступил в действие новый порядок, который регламентирует выдачу электронных апостилей определенного образца.

Какие из документов подлежат электронному апостилированию

Нововведения, касающиеся формы самого апостиля никак не коснулись перечня документов, которые подлежат этой процедуре. Так Минюст как и раньше заверяет следующие документы:

• решения судов;
• бумаги, заверенные нотариусом (доверенности, разрешения на выезд, заявления);
• документы, выданные ЗАГСами, а именно выписки и свидетельства;
• бумаги, требующие двойного апостиля.

Напомним, что двойной апостиль выполняется, согласно правил оформления документов, установленных в Украине. Такие правила предполагают первоначальный апостиль оригинала (или копии), последующее нотариальное заверение перевода этого документа, и только затем осуществляется апостиль перевода.

Старый и новый апостиль: внешние отличия

Образец апостиля, действующий до нововведения, представлял собой мокрый штамп, проставленный органами юстиции на оборотной стороне оригинального документа.

В отличии от него новый (электронный) апостиль представляет собой печатный бланк утвержденного образца без каких-либо печатей и штампов, на который клеится специальная марка, содержащая QR код. Данный бланк отдельным листом подшивается к оригиналу. Теперь такой документ возможно проверить на подлинность.

Как электронный апостиль проверяется на подлинность

Полученный документ нового образца возможно проверить на подлинность даже самостоятельно. Для этого необходимо при помощи любого имеющегося мобильного устройства считать присвоенный апостилю QR-code (с помощью специальных программ для распознания QR-кодов) после чего Вы попадаете на страницу официального сайта Минюста.

Можно прямо зайти на сайт www.apostille.minjust.gov.ua и заполнить уже имеющуюся там форму, внеся данные из полученного апостиля (номер и дату выдачи). Не забудьте проставить галочку в графе «Я не робот». Если после нажатия кнопки «Проверить» Вы увидите сканированный апостиль своего документа, то считайте, что он-лайн проверка пройдена успешно и апостиль не поддельный.

При этом уполномоченные представители государства, в котором апостилированные документы будут предоставляться, смогут воспользоваться специальными сервисами и реестрами и со своей стороны убедиться в оригинальности предоставляемых документов.

Где и в какой срок можно сделать электронный апостиль

До 20 ноября 2015 года (времени введения электронного варианта) процесс апостиля документов проводился исключительно в Киеве (непосредственно в Министерстве Юстиции Украины). По данным министерства ежегодно они получали до 120 тысяч обращений граждан по поводу проведения апостилирования документов. Причем обращения эти требовали определенной этапности:

1. Бумаги подавались в Главное Управление Юстиции в своей области;
2. Управление Юстиции области перенаправляло документы в Киев (в само Министерство);
3. В Киеве проходила непосредственно процедура апостиля.

Это был довольно долгосрочный и забюрократизированный процесс.

Теперь по новым правилам процедуру можно осуществить в любом районном отделении ЗАГСа, в соответствии с местом прописки. А в будущем планируется создать систему самостоятельного отслеживания обработки документа с возможностью получения готового апостиля на адрес электронной почты и последующей самостоятельной его распечаткой. Необходимо будет лишь обратиться в отделение ЗАГСа для получения марки с QR кодом.

Если говорить о сроках, то на данный момент, согласно с новыми правилами, процедура электронного апостилирования в ЗАГСе занимает от 2-х до 4-х дней (при наличии марок). При этом государство на полное рассмотрение документа отделением ЗАГСа отводит 2 дня, остальное время может уйти на оформление.

Однако, сейчас существуют нарекания на то, что сотрудники отделов ЗАГСа зачастую не знают требований, которые предъявляет та или другая страна к оформлению апостиля. Иногда они просто не хотят предоставлять клиентам подобную информацию. Ведь передача функций апостиля документов для граждан значительно прибавила им работы.

В завершении хотелось бы посоветовать читателям, обращаться за недостающей информацией в бюро переводов, куда вы обращаетесь за осуществлением перевода документов. В Бюро переводов «АиТочка» Вам не только выполнят качественный и недорогой перевод всех необходимых документов, но и проконсультируют в отношении возможных нюансов оформления апостиля для той страны, в которой Вы собираетесь предоставлять эти документы.

Заказать электронный апостиль в МинЮсте